Gjør deg klar for neste prosjekt - 10 tips!

Veldig mange prosjekter feiler. Årsakene er ofte mange, sammensatte og komplekse, men noen fallgruver kan man unngå, og det er å være forberedt og kjenne til utfordringer som ofte gjentar seg. Å ha en erfaren prosjektleder og prosjekteier, og å forstå kompleksiteten av samspill i et prosjekt vil gjøre at noe av dette minsker, fordi prosjektet styres med en stødigere hånd, og har en bedre forutsetning fra start.

Her er 10 tips for å gjennomføre et godt prosjekt:

1. Gevinster, mål og mandat: Virksomheter som ønsker å starte et prosjekt må definere gevinster man ønsker å hente ut ved å gjennomføre prosjektet. Lag et konsept eller en businesscase.

Utarbeid en gevinstplan og et tydelig målbilde og mandat. Vær tydelig! Er det ullent og utydelig, så er det vanskelig å styre etter! Gevinstene må være målbare, kvantitative og kvalitative. Gevinstplanen skal leve under hele prosjektet, og i etterkant. Husk å justere planen underveis, og ikke minst - ikke glem å følge opp og hente ut gevinster i etterkant! Ansvaret må dedikeres til en eller flere ansvarlige for oppfølgingen.

2. Roller: bemann prosjektet først med prosjekteier og prosjektleder, som har god erfaring! Prosjektleder definerer alle roller i prosjektet, og virksomheten må påse at det blir avsatt nok tid for disse ressursene. Tydelig roller og ansvar må beskrives, så det er enkelt å komme i gang, og alle vet og forstår hva de skal gjøre, og hvilket ansvar de har.

Bruk mye tid til planlegging og sørg for at alle forstår!

3. Planlegging:

En prosjektplan er ikke det samme som en fremdriftsplan. Mange benytter de begrepene om hverandre. Prosjektplan: En prosjektplan forteller hvordan og når konkrete mål skal oppnås. Den skal også inneholde en oversikt over planlagte ressurser, kostnader og aktiviteter i forbindelse med prosjektet. Mange undervurderer denne delen. Fremdriftsplan: denne viser aktiviteter og leveranser og er en tidsplan for gjennomføringen. Bruk mye tid til planlegging og sørg for at alle forstår!

4. Interessentanalyse:

En uerfaren prosjektleder, eller en prosjektleder som egentlig ikke er en prosjektleder i det daglige virke, legger sjelden noe tid i en slik analyse. Denne er svært sentral og elementær i en prosjektgjennomføring. Hvordan skal du vite hvem og hva som skal tilfredsstilles og styres etter, dersom du ikke benytter tid på denne? Mange tror denne er unødvendig og tar for mye tid, men har du nok innsikt vil den ikke kreve mye tid, og mangler du innsikt, så skaff den.

Noen tips:

• Interessenter er de som berøres av prosjektet ditt, enten direkte eller indirekte – på forskjellige måter, som de som har noe å tjene eller tape på om prosjektet lykkes eller mislykkes. Bidrar med ressurser i form av personer og/eller penger/midler. De som deltar i prosjektet. Andre som påvirkes av prosjektgjennomføringen eller prosjektresultatet. Interessenter kan også være eksterne.

• Definer interessentene inn i ulike grupper (kjerne: de som beslutter, primær: de som man samarbeider med, sekundær: de man skal informere)

• Del de opp i undergrupper etter hvilken grad de påvirkes og kan påvirke

• Definer i hvilken grad de skal informeres basert på gruppene de er i

• Hold de alltid informert!

• Husk at interessentene kan påvirke oppstarten og støtte prosjektet hele veien fram til mål – dersom dette gjøres riktig.

5. Forventningstyring

Manglende forventningstyring ansees som en stor fallgruve. Men hvordan utøve god forventningstyring? Dersom man gjennom prosjektperioden utøver aktiv og strukturert forventningstyring, så sikrer man både at eksisterende forventninger blir møtt, og at forventningene styres underveis. Det er viktig å huske at deltagere i prosjekter går gjennom en modning- og endringsprosess, og derfor vil det alltid dukke opp nye forventninger underveis. Noen oppstår på grunn av nye muligheter som dukker opp etter hvert som leveransene formes, men det kan også skyldes dårlig kommunikasjon. Dette er viktig å fange opp og håndtere fortløpende. Min påstand er at mye av dette krysser punktet over, ved å ha gjennomført og et bevisst forhold til Interessentanalysen, samt punktet under -Kommunikasjon og en kommunikasjonsplan. Du må kommunisere og formidle, og ikke anta at alle forstår det samme som deg, og mye må gjentas, og prosjektleder er ansvarlig for at det er tydelig. Spør heller en gang for mye om alle forstår, sørg for at man er på «same page» hele veien!

6. God Kommunikasjon

God kommunikasjon er en forutsetning for at prosjektet skal lykkes! Som prosjektleder er det det viktigste verktøyet for å skape entusiasme – og sørge for forståelse rundt innholdet.

I prosjekter er tid en vesentlig faktor. Tydelighet og bevisst bruk av kommunikasjon kan bidra til mindre misforståelser. Det resulterer videre til mer effektivitet og bedre trivsel, både for deg og virksomheten, og deltagerne. Å kommunisere smart med prosjektets deltakere og eksterne interessenter, handler om riktig informasjon til rett tid.

Det er derfor det er vesentlig å sette opp en kommunikasjons plan. Denne hopper mange «bukk over», tenker det er bortkastet tid. Men, igjen, her er det en plan som skal hjelpe prosjektet til å fungere smidig, også i kommunikasjonen. Etter en interessentanalyse er gjort, så har man et bilde av hva som skal inn i denne kommunikasjonsplanen.

I kommunikasjonsplanen skal man også definere kommunikasjonsform – hyppighet og plattform, hva og til hvem. Dersom man ikke lager en plan, så er det veldig lett å glemme noen eller noe, som veldig fort skaper misnøye.

I tillegg er det viktig å velge ut plattformer for kommunikasjonen, et felles sted der alle leser, og definere de som ikke nås der, og hvordan man skal nå disse.

7. Endringshåndtering I et hvert prosjekt fremkommer det endringer, i større eller mindre grad. Det er ikke noens feil at dette dukker opp, og en hver virksomhet og prosjekteier må avsette midler og ha forståelse for at dette er en normal hendelse i et hvert prosjekt. Utfordringer kommer når dette ikke håndteres på en skikkelig måte. En endring er enten noe uforutsett som dukker opp, som ingen av partene i prosjektet kjente til tidligere, eller et nytt behov som kan komme fra ytre pålegg. Det er mange forskjellige årsaker til hvorfor en endring er nødvendig. Endringer kan også være en positiv hendelse, noe som gjør at man finner en ny løsning, som man feks kan spare inn på tid på andre aktiviteter, eller gi nye gevinster. Vurderinger om man skal ta med endringer eller ikke, må man sette i system før prosjektet starter, definert i prosjektplanen. Planer må oppdateres, for legges det til endringer, vil dette påvirke opprinnelige planer, og det vil påvirke en eller flere av punktene i triangelen, kost, tid, kvalitet – og gevinstplan. Sitt ikke alene med endringene, men informer, oppdater planer og få aksept – før utførelse.

8. Motiver Teamet

Bli godt kjent med teamet ditt – styrker og svakheter. Hvordan motivere, når alle motiveres på forskjellig vis?

Dette er ikke en enkel måte, men det hjelper mye med erfaring og det å vise interesse for andre mennesker. Har du i tillegg litt forståelse og innsikt i andre personlighetstyper, så kommer du langt. Om du ikke har det, så les deg opp – det er viktig for både å forstå andre og deg selv, og hvordan det fungerer best i et team.

Som prosjektleder, så er du leder, selv om du ikke har personalansvar, så er du den nærmeste leder i ditt team. Du skal motivere!

For alle deltagere kan det hjelpe å starte prosjektet med en skikkelig Kick off.

Dette gir plass til et fellesskap – en følelse av å tilhøre noe som skal leveres sammen, og man kan i fellesskap sette tydelig mål og retning.

Andre tips til motivering av team:

• Lytt til ditt team

• Vær en god rollemodell

• Beskytt ditt team ovenfor eventuelt støy, ta kampene uten teamet

• Vis takknemlighet, man kan bruke en liten samling på kontorer, muntlig ros, hyggelige sammenkomster, kake/sjokolade, uformelle konkurranser, middager

• Gi ros, del rosen, så andre kan se dette

• Tilbud om å avansere i selskapet – etter gode presentasjoner

• Oppmuntre til læring og selvledelse

• Oppmuntre til ansvar og deltakelse

• Ha humor!

• Ha det gøy – sammen!

• Feire hver milepæl!

9. Vær fleksibel – tilpasningsdyktig - og smidig! Med lengre erfaring som prosjektleder, med mange ulike prosjekter, så lærer man seg fort at alle prosjekter er forskjellig, ikke både det man skal levere som produkt, som ofte er noe nytt hver gang, men menneskene i prosjektene er forskjellig! Sammensetning av ulike team, og ulike kunder, med ulik bakgrunner og ulik kultur. Man må ha evnen til å justere seg, være fleksibel og tilpasse seg en del. Dette er kanskje noe av det vanskeligste i hvert prosjekt, men også det mest interessante – syntes jeg😊 Å utvise fleksibilitet og smidighet, er nødvendig for å ikke benytte unødvendig tid og kost, men alt må sees i sammenheng, og påse at det ikke går ut over kvaliteten. Sett smidighet inn i system.

10. Evaluere prosjektet:

Evaluere prosjektet underveis! Mange mener at du skal evaluere til slutt, men jeg anbefaler jevnlig evaluering, gjerne i faser, men egentlig så ofte som mulig. Da oppnår du en kontinuerlig læring, og man vil kunne justere underveis (Prince2). – ikke til slutt… Lærer man av feil underveis, kan man ha en kontinuerlig læring, rette opp og justere kursen, til å hele tiden forbedre.

Oppsummering av prosjektet – og gi læring til virksomheten videre er et sluttpunkt.

Jeg anbefaler å kjøre en felles evaluerings workshop på slutten, med dokumenterte resultater til slutt. I fellesskap diskuterer man seire og læring.

Riktig god start og gjennomføring av ditt neste prosjekt!