Har du god kostnadskontroll i prosjekter? Bruk ETC og EAC - men hva er det?

ETC (Estimate to Complete) og EAC (Estimate at Complete) er to viktige verktøy i prosjektstyring for å opprettholde oversikt og kontroll over budsjett. Ved å benytte ETC og EAC kan man:

1. Forutse og kalkulere hvor mye en oppgave eller leveranse vil havne på

2. Identifisere avvik i budsjett raskt og iverksette nødvendige tiltak for å korrigere

3. Holde prosjektbudsjett oppdatert og realistisk, slik at man sikrer at tilgjengelige midler er tilstrekkelige til å fullføre prosjektet

4. Gi et forutsigbart og riktig bilde av der man er når man rapporterer på budsjettet

5. Teamet som skal levere blir mer bevist på hvor mye som er benyttet og hva som gjenstår, og gir en mer bevisst holdning til estimater som er gitt og hva som gjenstår

ETC benyttes til å beregne hvor mye tid (eller kost) som gjenstår på enten en bestemt oppgave eller leveranse, opp mot hva som ble estimert.

EAC benyttes til å beregne hva man antar man vil lande på som resultat.

Ved å kombinere disse to verktøyene kan man få en mer nøyaktig oversikt over hvor mye det vil koste å fullføre et prosjekt.

Hvordan utføre dette best ila et prosjekt:

I et større prosjekt, med flere som skal levere, der man har gitt et estimat som et utgangspunkt, som i en kontrakt, så er det viktig å opprettholde styring etter dette.

Når prosjektet og leveranser er påstartet, så benytter jeg følgende tilnærming:

• Konsulentene må føre medgått tid på de aktiviteter og leveranser som er estimert i kontrakt

• Ta ut timer og oppsummer pr aktivitet eller leveranse, ha et ryddig oppsett, så det er enkelt for konsulenter å føre rett

• Ta 1-1 gjennomgang med hver konsulent, presenter påløpt tid, og ta en dialog på hva konsulententen på det tidspunktet tror gjenstår (ETC). Det kan for eksempel ha dukket opp utfordringer som gjør oppgaven mer krevende, eller det har gått raskere

• Tallene legges inn og det vil gi et mer riktig og forutsigbart resultat (EAC)

• Repetere månedlig, det som man kjente til forrige måned, kan ha endret seg

Et eksempel jeg ga til en løsningsarkitekt, som ikke forstod hvorfor man trengte å gjøre dette, fordi man kan ikke kjenne til hva man vil støte på av utfordringer i fremtiden, så svarte jeg slik:

Forestill deg at du skal gå 5 mil på ski i en løype som er ukjent. Du antar at tiden tar x antall minutter/timer.

• Når du har gått 2 mil, så har du allerede gått feil en gang, og måtte snu, tiden det da vil ta å fullføre forlenges. Du gjør en ny vurdering av gjenstående tid, basert på den utfordringen du hadde møtt på, som du ikke kjente til når du først estimerte tid. Du antar dog at resterende 3 mil er som tidligere. Totalen er på det tidspunktet allerede endret fra først opprinnelig estimat.

• Ved neste vurdering så har du gått 3 mil, det gikk helt fint, beregningen er det samme.

• Rett etterpå møter du på et søkk i løypa, og du faller. Du bruker litt ekstra tid for å komme deg. Du gjør en ny beregning av det du tror du kjenner til av resten av løypa.

• Videre i løypa går det raskere, du hadde ikke tatt med deg i opprinnelig tidsberegning at det var godt gli og mye nedoverbakker, du klarer da å hente inn en del tid.

Mye tilsvarende kan skje i prosjekter, av ulike grunner.

Det handler om å kjenne til avvik, å kunne varsle de, FØR man eventuelt har sprukket budsjetter, og ikke har klart å forutse det.